Information on the processing of personal data of natural persons

Dovolujeme si Vás informovat o zpracování Vašich osobních údajů.

Ochrana Vašeho soukromí a Vašich osobních údajů patří mezi naše priority. Tyto údaje považujeme za důvěrné a zachováváme o nich mlčenlivost. Klademe důraz na bezpečnost při jejich zpracování, na vhodný výběr smluvních partnerů, kteří mají k Vašim osobním údajům přístup a striktní dodržování všech pravidel, kterými jsme vázáni.

Tato informace se netýká osobních údajů právnických osob, včetně názvu, právní formy a kontaktních údajů právnické osoby.

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování Vašich osobních údajů.

Správcem Vašich osobních údajů je společnost Riga Office East s.r.o., se sídlem Nádražní 344/23, Smíchov, 150 00 Praha 5, IČO 289 31 211, email: sprava@rivergarden.cz (dále jen „Společnost“ nebo „Správce“).

2. Jaký je Váš právní vztah ke Společnosti?

A. Uzavřel/a jsem se Společností smlouvu (Společnost mi dodává zboží či služby/dodávám Společnosti zboží či služby)

Právní základ:

plnění smlouvy nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy provedených na Vaši žádost

Účel:

- splnění smluvního vztahu mezi Vámi a Společností;

- vystavení daňového dokladu;

- budoucí uplatňování práv ze smluvního vztahu;

- dodržení archivačních povinností;

- splnění povinností vyplývajících ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví

Doba uložení

i) po dobu trvání smlouvy;

ii) v nezbytně nutném rozsahu po jejím skončení po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo ze strany subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené zákonem

Způsob zpracování:

Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaným způsobem v informačních systémech. Vaše osobní údaje chráníme, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich přenosu, změně či ztrátě nebo k jinému možnému zneužití.

Poskytnutí osobních údajů je smluvním požadavkem. Subjekt údajů poskytuje osobní údaje povinně.

B. Jsem zaměstnancem klienta/dodavatele, s nímž Společnost uzavřela smlouvu (Společnost klientovi dodává zboží či služby/dodavatel dodává Společnosti zboží či služby)

Právní základ:

- oprávněný zájem Správce – komunikace s klientem/dodavatelem za účelem splnění uzavřené smlouvy

Účel:

komunikace s pověřenými zástupci zákazníka či dodavatele za účelem zajištění splnění uzavřené smlouvy

Doba uložení:

i) po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem/dodavatelem;

ii) v nezbytně nutném rozsahu po jeho skončení po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo ze strany subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené zákonem.

Způsob zpracování:

Poskytnutí osobních údajů je nutné pro ochranu oprávněných zájmů Správce. Subjekt údajů poskytuje osobní údaje povinně.

C. Jsem návštěvníkem či klientem nebo zaměstnancem klienta, kterou Společnost spravuje

Právní základ:

oprávněný zájem Správce – ochrana majetku a zajištění bezpečnosti

Účel:

identifikace návštěvníka či zaměstnance nájemce při vstupu do budovy

Doba uložení:

i) knihy návštěv a osobní údaje zpracované v souvislosti s povolením vstupu uchováváme po dobu nezbytně nutnou k plnění našich právních povinností a ochraně našich oprávněných zájmů;

ii) v nezbytně nutném rozsahu po skončení výše uvedené doby po dobu trvání případného šetření ze strany policie, soudu či pojišťovny.

Způsob zpracování:

Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně, vaše osobní údaje jsou zaznamenávány do návštěvní knihy. Vaše osobní údaje chráníme, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich přenosu, změně či ztrátě nebo k jinému možnému zneužití

Poskytnutí osobních údajů je nutné pro ochranu oprávněných zájmů Správce. Subjekt údajů poskytuje osobní údaje povinně.

D. V rámci návštěvy budovy Společnosti parkuji na neveřejném parkovišti v budově Společnosti

Právní základ:

oprávněný zájem Správce – ochrana majetku a zajištění bezpečnosti

Účel:

ochrana majetku Správce a zajištění bezpečnosti fyzických osob

Doba uložení:

i) po dobu 90 dnů od záznamu návštěvy;

ii) v nezbytně nutném rozsahu po skončení výše uvedené doby po dobu trvání případného šetření ze strany policie, soudu či pojišťovny.

Způsob zpracování:

Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně, vaše osobní údaje jsou zaznamenávány elektronicky i do listinných dokumentů. Vaše osobní údaje chráníme, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich přenosu, změně či ztrátě nebo k jinému možnému zneužití

Poskytnutí osobních údajů je nutné pro ochranu oprávněných zájmů Správce. Osobní údaje tak poskytujete povinně.

E. Kontaktuji Společnost prostřednictvím kontaktního formuláře

Právní základ:

- plnění smluvní povinnosti nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy na Vaši žádost – v případě, že jste zákazníkem Společnosti

- oprávněný zájem Správce – v ostatních případech

Účel:

komunikace se zákazníky nebo potenciálními zákazníky nebo tazateli

Doba uložení:

po dobu vyřízení Vašeho dotazu;

Způsob zpracování:

Poskytnutí osobních údajů je smluvním požadavkem nebo je nutné pro ochranu oprávněných zájmů Správce. Subjekt údajů poskytuje osobní údaje povinně.

F. Jsem zákazníkem Společnosti a byl jsem kontaktován za účelem přímého marketingu

Právní základ:

ochrana práv a oprávněných zájmů Správce

Účel:

přímý marketing spočívající v nabídce produktů, služeb a zasílání pozvánek na akce Společnosti na základě oprávněného zájmu

Doba uložení:

i) po dobu trvání smlouvy

ii)po dobu 2 měsíců od ukončení smluvního vztahu v odůvodněném rozsahu na základě oprávněného zájmu.

Způsob zpracování:

Poskytnutí osobních údajů je smluvním požadavkem nebo je nutné pro ochranu oprávněných zájmů Správce. Subjekt údajů poskytuje osobní údaje povinně.

G. Jsem nájemcem, či zaměstnancem nájemce Společnosti a je mi zapůjčen klíč od pronajímaných prostor v budově Společnosti

Právní základ:

- oprávněný zájem Správce – ochrana majetku a zajištění bezpečnosti

Účel:

evidence zapůjčených klíčů

Doba uložení:

po dobu trvání platnosti přístupu subjektu údajů do budovy

Způsob zpracování:

Poskytnutí osobních údajů je nutné pro ochranu oprávněných zájmů Správce. Subjekt údajů poskytuje osobní údaje povinně.

H. Jsem návštěvníkem budovy a pohybuji se v prostorách budovy Společnosti snímané kamerovým systémem

Právní základ:

- oprávněný zájem Správce – ochrana majetku a zajištění bezpečnosti

Účel:

- monitorování prostor v budově Společnosti kamerovým systémem

Poskytnutí osobních údajů je nutné pro ochranu oprávněných zájmů Správce. Subjekt údajů poskytuje osobní údaje povinně.

Podrobné informace o monitorování kamerovým systémem v budově Společnosti naleznete v samostatném dokumentu Informace o zpracování osobních údajů fyzických osob prostřednictvím kamerového systému dostupného na správě objektu, na emailové adrese sprava@rivergarden.cz

3. Jaké jsou zdroje Vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracovávané Správcem pocházejí z následujících zdrojů:

a. Údaje jste nám poskytl/a Vy, např. v souvislosti s uzavřením smlouvy nebo jste nám je sdělil/a v průběhu naší spolupráce.

b. Údaje nám poskytl náš smluvní partner, s nímž naše Společnost uzavřela písemnou smlouvu, či jeho kontaktní osoba.

c. Údaje pocházejí ze záznamů z kamerového systému instalovaného v budově Společnosti.

d. Zpracováváme také údaje získané z veřejných zdrojů, seznamů a evidencí jako jsou např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík.

4. Kdo může být příjemcem Vašich osobních údajů?

Osobní údaje mohou být v nezbytně nutném rozsahu předány třetím osobám (příjemcům), a to pouze pro shora popsané účely. Těmito příjemci mohou být

- smluvní partneři, kteří pro nás zajišťují zpracování osobních údajů nebo k nim mají přístup, konkrétně společnosti zajišťující technickou správu budovy, recepční služby, ostrahu objektu, dále poskytovatelé IT služeb, účetní a auditorské společnosti, společnosti poskytující právní služby

- jiné subjekty v případech, kdy nám poskytnutí Vašich údajů ukládají právní předpisy

- externí právní zástupci či pojišťovny za účelem ochrany našich oprávněných zájmů

- orgány činný v trestním řízení, soudy či správný orgány pro účely přestupkového či trestního řízení

5. Právo vznést námitku

Dle čl. 21 odst. 1 GDPR máte z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které je prováděno na základě oprávněného zájmu nebo které je prováděno ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen Správce. Správce osobní údaje po vznesení námitky dále nezpracovává, ledaže prokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Pokud jsou vaše osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, máte kdykoli dle čl. 21 odst. 2 GDPR právo vznést námitku proti zpracování pro účely tohoto marketingu, které se vás týká. V tomto případě Správce okamžitě přestane zpracovávat vaše osobní údaje bez výjimky.

6. Jaká máte práva při zpracování Vašich osobních údajů?

Pokud jde o Vaše osobní údaje, máte následující práva:

Právo na přístup – můžete Správce požádat o přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme. Správce poskytne i kopii zpracovávaných osobních údajů.

Právo na opravu – můžete Správce požádat o opravu nepřesných nebo nekompletních osobních údajů, které o Vás zpracováváme

Právo na výmaz – můžete Správce požádat, aby vymazal Vaše osobní údaje, pokud dojde k některé z následujících situací:

- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

- odvolal jste souhlas, na jehož základě byly Vaše osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování;

- vznesl/a jste námitku proti tomu být předmětem rozhodování založeného na automatizovaném zpracování Vašich osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich takovéto zpracování nebo jste vznesl námitky proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu;

- Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně;

- Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;

- Vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti

Právo na omezení zpracování – můžete Správce požádat, aby omezil zpracování Vašich osobních údajů, pokud dojde k některé z následujících situací:

- Popřel/a jste přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, Správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;

- zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, ale odmítáte výmaz těchto údajů a místo toho žádáte o omezení jejich použití;

- Správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

- Vznesl/a jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad Vašimi oprávněnými důvody

Právo na přenositelnost údajů – v případech předpokládaných v GPDR máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jste poskytl Správci., ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob

Právo na odvolání souhlasu – pokud je zpracování Vašich osobních údajů založeno na souhlasu, máte právo Váš souhlas se zpracováním osobních údajů pro účel, pro který jste dal souhlas, kdykoliv odvolat

Právo vznést námitku – můžete kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů u Správce pro účely přímého marketingu prováděného na základě oprávněného zájmu Správce

Právo podat stížnost – máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.cz

7. Bezpečnostní opatření

Vaše osobní údaje zpracováváme jako nedílnou součást bezpečnostních opatření za účelem ochrany majetku, zajištění bezpečnosti osob, tj. k ochraně našich oprávněných zájmů.

Za účelem uplatnění svých práv může subjekt údajů kontaktovat Společnost písemně na adrese jejího sídla nebo na e-mailové adrese: sprava@rivergarden.cz.

Tímto byl subjekt údajů poučen o svých právech a jejich ochraně podle čl. 13 – 22 GDPR.